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办公室文具的“活用术”

信息来源:wenju.biz  时间:2012-01-04  浏览次数:230

    文件夹整理技巧?让文件不再堆积如山文件夹是整理文件时不可缺少的工具。商务文件一般都是A4大小的,所以有很多人都使用A4文件夹来整理保存。虽然文件夹是大家都非常熟悉的工具,但是我们却会常常弄错它的用法。因此,首先为大家介绍文件夹的使用方法。
    一般情况下,我们使用文件夹是为了整理资料,不让信息摆放得零乱无章,或是为了妥善保存重要文件,避免出现折角情况。这样的业务流程往往容易引起工作上的不便。
    为了避免带来工作上的不便,在使用文件夹整理文件时,应该按照“不同项目”、“不同案件”分开整理。为A项目准备A文件夹,为B项目准备B文件夹。技巧就在于:绝对不要将不同项目的资料放入同一个文件夹之内。
    应该有不少人都试过以上所说的方法吧。实际上,绝大多数的人都会遇到这样的情况:文件夹不断分类,数量不断增多,渐渐堆积成山,最终导致工作无法顺利展开。也许连文件自身都在呼喊着“要这样堆到什么时候”。
    信息不是用来储存(保管)的,而是应该让它流动起来(处理)。只有灵活利用了,信息才有价值,仅仅整理是毫无意义的。正因为使用文件夹能妥善地保存文件,本来应该流动利用的文件往往会在不知不觉中被储存了起来,这是我们必须要注意的地方。
    一般来说,有以下两种方法:根据“待处理”、“已处理”、“保管”等工作阶段区分文件的分类方法和按日期区分的时间系列保管方法。但是,对一般人来说,采取这两种方法非但不能充分利用信息,反而会导致文件不断堆积。
    在此,我们建议大家考虑“流动文件夹”。这是一种根据自己能处理的工作量来决定文件夹数量的方法。
    以我自己为例来说,我都是将能流动管理的文件的数量设定为10个。因此,当前工作所用的文件夹也就只有10个。
    有新文件(工作)出现的时候,如果不处理好已有文件夹的工作的话,就不能将新工作加入文件夹之内。这样一来就变成文件夹的数量决定自己可以处理的工作量。
    比方说,假设现在已有10个文件,又新增了第11个文件,这时你就需要决定优先处理哪个,哪个文件暂缓,“不作处理”。若是都决定延缓或是保留的话,文件夹就会不断增多,信息也只会不断堆积储存,工作得不到有效处理,最终变得杂乱无章。
    如果要将文件严密分类的话,必定会出现界限不明确的文件。若是设定详细的规则,就只会变得越来越麻烦,直到无法继续下去。为了避免出现这样的情况,一开始就设定好能流动处理的数量,之后再根据情况进行调节,尽量不要超出这个数,这样的方法既简单又实用。
    假如已经堆积了八、九个文件,你就会开始着急,如果不赶快处理的话,就无法着手新的工作。这样一来,工作效率也会自然而然地提高。也就是说,比起费时间分类、整理工作和文件,还不如集中处理眼前的工作。
    若是保存文件的话,不管有多少个文件夹都没关系。不过若是处理文件的话,绝对不能让流动文件夹的数量超过自己能处理的工作量。要设定几个流动文件夹是你必须好好考虑的问题。
    一般来说,什么类型的文件夹都可以拿来使用。不过,对于需要与大量的纸质资料打交道的人来说,选择“超硬文件夹(带插袋)”作为流动文件夹十分方便,因为这种文件夹插袋比较大,而且结实耐用。
    如果是一般的文件夹的话,不仅容纳的纸张有限,勉强塞进去的话,接口处还会渐渐裂开。然而,换成超硬文件夹的话,附带有10厘米左右的插袋,整理汇总的文件也能放得进去。不过,虽然一个文件夹能收纳大量的资料,但是不要忘记快速处理文件的诀窍在于绝不将不同工作混杂在一起。
    再重复一次,清楚意识收入文件夹中的文件是要流动利用还是要堆积储存,是非常关键的。千万不要被文件夹可以用来收集保存的表象蒙蔽了。
    在不经意之间,文件夹常常被用于保管储存资料,数量不断增多。为了避免发生这样的情况,最好有意识地将储存和流动利用分开。流动利用的情况下,就使用“流动文件夹”来限定数量,从而避免发生工作停滞的情况。
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